Pengertian Monitoring dan Evaluasi

A.      Pengertian Monitoring dan Evaluasi

Monitoring adalah proses melihat dan memikirkan kembali secara menyeluruh yang dilakukan terus menerus atau berkala oleh berbagai pihak untuk mengetahui perkembangan dari sebuah pekerjaan atau program. Sedangkan Evaluasi adalah penilaian/analisa tingkat keberhasilan pelaksanaan kegiatan pemberdayaan masyarakat dari perencanaan yang telah diprogramkan. Pemberdayaan Masyarakat adalah segala bentuk kegiatan yang bertujuan untuk terus meningkatkan keberdayaan masyarakat, untuk memperbaiki kesejahteraan dan meningkatkan partisipasi mereka dalam segala kegiatan konservasi sumber daya alam hayati dan ekosistemnya, secara berkelanjutan Perbedaan Monitoring dan Evaluasi.

Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

	Monitoring	Evaluasi
Kapan ?	Terus menerus	Akhir setelah program
Apa yang diukur ?	Output dan proses sering focus input, kegiatan, kondisi/asumsi	Dampak jangka panjang, kelangsungan
Siapa yang terlibat ?	Umumnya orang dalam	Orang luar dan dalam
Sumber Informasi ?	Sistem rutin, survey kecil, dokumen internal, laporan	Dokumen eksternal dan internal, laporan asesmen dampak, riset evaluasi
Pengguna ?	Manajer dan staf	Manajer, staf, donor, klien, stakeholder, organisasi lain
Penggunaan Hasil ?	Koreksi minor dan program	Koreksi mayor program. Perubahan kebijakan, strategi, masa mendatang, termasuk penghentian program (feed back)

B.       Prinsip Monitoring Dan Evaluasi Program Pemberdayaan

Prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi dilakukan secara obyektif guna mendapatkan data dan informasi yang akurat, meliputi :

1.      Partisipatif, banyak pihak yang terlibat mulai dari proses perencanaan hingga evaluasi program.

2.      Transparan, pertanggung jawaban dilaporkan secara transparan.

3.      Tanggung gugat, pengambilan keputusan dan penggunaan sumberdaya bisa di tanggung di depan masyarakat luas.

4.       Kesetaraan, semua pihak yang terlibat dalam proses monitoring dan evaluasi mempunyai hak dan kedudukan yang setara.

5.      Kejujuran, pelaporan kegiatan dilakukan dengan jujur dan sesuai dengan kenyataan di lapangan.

6.      Berjiwa besar, dalam menerima dan memberikan kritik dan saran dari dan kepada pihak lain.

7.      Keterpaduan, monitoring dan evaluasi dilakukan dengan melihat semua arah secara terpadu dan menyeluruh.

8.      Fleksibel, tidak kaku, sesuai dengan keadaan waktu dan tempat.

9.      Kesepakatan, pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus didasarkan pada kesepakatan bersama semua pihak.

C.        Penyusunan Monitoring dan Evaluasi Program Pemberdayaan

Pemantauan (monitoring) umumnya lebih diorientasikan untuk masukan program. Tujuan pemantauan adalah mengetahui apakah program berjalan sesuai dengan rencana dan apakah ada hal-hal yang perlu disesuaikan untuk perbaikan program. Pemantauan secara teratur juga penting untuk mengetahui apakah program dilaksanakan sesuai dengan prinsip dan tata aturannya. Hal ini mencakup pemantauan apakah prinsip tata pemerintahan, prinsip pemberdayaan masyarakat, partisipasi masyarakat, mutu teknis pekerjaan, penggunaan dana, dan kepatuhan pada tata aturan lingkungan hidup dan sosial sudah diikuti.

Dalam Penyusunan Monitoring Program Pemberdayaan terdapat beberapa tahap, yaitu:

1.      Tahap perencanaan

Tahap perencanaan dilakukan dengan mengidentifikasi hal-hal yang akan di monitor variable apa yang akan dimonitor serta menggunakan indicator mana yang sesuai dengan tujuan program.

2.      Tahap pelaksanaan

Tahap ini untuk mengukur pelaksanaan program dari kegiatan yang sudah direncanakan.

Adapun indicator yang dapat diukur pada waktu pelaksanaan kegiatan, indicator dan proses yang dilakukan adalah :

a.       Ketetapan dan pengelolaan waktu pelaksanaan kegiatan

b.      Ketetapan penggunaan metode yang digunakan

c.       Adanya penjelasan yang sesuai dengan penggunaan metode

d.       Penggunaan media yang sesuai dengan harapan metode

e.       Melaksanakan evaluasi pembelajaran

f.       Adanya tindak lanjut dari program tersebut

3.      Tahap pelaporan

Tahap ini adalah menentukan apakah prestasi kerja dan output yang dicapai itu sudah memenuhi standar yang sudah ditentukan dan disini terdapat tahapan evaluasi yaitu mengukur kegiatan yang sudah dilakukan.

D.       Evaluasi Program Pemberdayaan

Ruang lingkup evaluasi :

1.      Pencapaian hasil

Kesesuaian hasil yang di dapat mengacu pada tujuan program pemberdayaan masyarakat. Output dan laporan hasil sudah mencerminkan keadaan sebenarnya di masyarakat dalam meningkatkan akses infrastruktur, efisiensi waktu, penyerapan tenaga kerja dan lainnya

2.      Evaluasi program dan pengawasan mutu

Program melakukan monitoring dan evaluasi secara reguler sebagai bagian dalam pengawasan mutu. Jenis evaluasi yang dilakukan (proses, metodologi dan dampak) dan hasilnya cukup dipercaya

3.      Seleksi lokasi

4.      Organisasi kemasyarakatan

Proses pembentukan dan pemilihan organisasi masyarakat serta pendampingan yang dilakukan untuk keberlanjutan program. Jenis program pengembangan kapasitas untuk memperkuat keberadaan organisasi masyarakat.

5.      Pengembangan kualitas SDM

Jenis kegiatan pengembangan kualitas yang diberikan di tingkat lokal (pemerintah daerah, fasilitator pendamping dan organisasi masyarakat).

Frutchey (1973) mengemukakan bahwa kegiatan evaluasi selalu mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.      Observasi (pengamatan)

2.      Membanding-bandingkan antara hasil pengamatan dengan pedoman yang ada atau telahditetapkan lebih dahulu

3.      Pengambilan keputusan atau penilaian atas obyek yang diamati. Dalam mengevaluasi program pemberdayaan masyarakat terdapat beberapa macam evaluasi yang bisa dipergunakan, antara lain:

a.       Evaluasi formatif dan evaluasi sumatif

Taylor (1976) mengemukakan adanya dua macam evaluasi, yakni evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif adalah evaluasi yang dilaksanakan untuk meninjau kembali program atau perencanaan yang telah dibuat, dengan kata lain evaluasi ini dilakukan sebelum suatu program dilaksanakan. Sedangkan evaluasi sumatif adalah evaluasi yang dilakukan untuk meninjau program yang telah dilaksanakan. Sebelumnya seringkali dalam suatu program hanya menggunakan evaluasi sumatif yang tujuannya untuk mengetahui seberapa jauh program yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaannya serta mengetahui dampak negatif yang muncul dalam pelaksanaannya. Namun dalam perkembangannya evaluasi formatif juga mulai dilakukan untuk meningkatkan efektivitas program yang telah dirancang agar dalam elaksanaannya tidak menimbulkan kerugian dalam berbagai penggunaan misalnya dalam hal bahan baku.

b.      On-going evaluation dan Ex-post evaluation

Cernea dan Tepping (1977) juga mengemukakan dua macam evaluasi yakni On-going evaluation dan Ex-post evaluation. On-going evaluation, adalah evaluasi yang dilaksanakan pada satu program atau kegiatan itu masih atau sedang dilaksanakan. Tujuannya adalah untuk mengetahui ada atau tidaknya penyimpangan yang muncul serta segera mengantisipasinya agar masalah yang dapat menghambat proses pelaksanaan dapat segera diatasi. Sedangkan Ex-post evaluation, adalah evaluasi yang dilakukan setelah suatu program selesai dilaksanakan. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengetahui seberapa jauh kesesuaian hasilnya dengan rencana program yang telah dibuat sebelumnya.

c.       Evaluasi Intern dan Evaluasi Ekstern

Pada jenis evaluasi ini didasarkan pada seseorang yang melakukan kegiatan evaluasi, pada evaluasi intern, pelaksana maupun pengambil inisiatif dalam evaluasi adalah orangorang atau aparat yang terlibat langsung dengan program yang bersangkutan (administrator program, penanggung jawab program, dan pelaksana program) atau orangorang atau aparat di dalam organisasi pelaksana program yang memiliki fungsi atau tugas untuk melakukan evaluasi dalam organisasi. Misalnya: aparat biro/bagian pemantauan dan evaluasi. Sedang evaluasi ekstern adalah evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar (diluar organisasi pemilik/pelaksana program).

d.      Evaluasi Teknis dan Evaluasi Ekonomi

Evaluasi teknis (fisik), adalah kegiatan evaluasi yang penerima manfaat dan ukurannya menggunakan ukuran-ukuran teknis secara satuan (fisik). Sedangkan evaluasi ekonomi atau keuangan, penerima manfaatnya adalah pengelolaan keuangan dan menggunakan ukuran-ukuran ekonomi.

e.        Evaluasi Program, Pemantauan, dan Evaluasi Dampak Program

Evaluasi Program bertujuan untuk meninjau kembali program atau perencanaan yang akan diberlakukan, pada evaluasi jenis ini dokumen perencanaannya atau program kerja yang akan diberlakukan ditinjau kembali berdasarkan indikator apakah program tersebut rasional atau tidak, serta sesuai atau tidak dengan apa yang menjadi kebutuhan masyarakat. Selain itu maksud lain dari evaluasi program ini adalah agar semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan program nantinya, yakni pemerintah, swasta, dan masyarakat merasa ikut bertanggung jawab dalam keberhasilan program yang akan dilaksanakan.

Jenis evaluasi yang kedua yakni pemantauan program, merupakan proses penilaian untuk menarik kesimpulan apakah pelaksanaan proyek sesuai dengan perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Dalam pemantauan program perlu dilakukan proses pengumpulan informasi berupa data dan fakta yang ada di lapangan selama proses pelaksanaan program, hal ini bertujuan untuk mencegah atau menghindari adanya situasi atau keadaan yang tidak diharapkan yang dapat mengganggu pelaksanaan program sehingga program tersebut bisa dilaksanakan sesuai dengan program kerja yang telah direncanakan sebelumnya.

Jenis evaluasi yang ketiga yakni evaluasi dampak program, dampak dalam hal ini dapat diartikan sebagai hasil yang diperoleh dari pelaksanaan program.

f.        Evaluasi Proses dan Hasil

Merupakan dua macam evaluasi dari hasil kesimpulan berbagai macam evaluasi yang telah disebutkan di atas, antara lain: evaluasi proses, yaitu evaluasi yang dilakukan untuk melihat seberapa jauh proses yang telah dilaksanakan itu sesuai (dalam arti kuantitatif maupun kualitatif) dengan rencana program yang telah dibuat sebelumnya. Sedangkan evaluasi hasil, yaitu evaluasi yang dilakukan untuk meninjau mengenai seberapa jauh tujuan-tujuan yang direncanakan telah dapat tercapai, baik dalam pengertian kuantitatif maupun kualitatif. Setelah dijelaskan mengenai beberapa macam evaluasi hendaknya perlu diketahui beberapa komponen lain yang terdapat dalam kegiatan evaluasi, salah satunya yakni tujuan dari diadakannya evaluasi (Stufflebeam, 1971 dalam Mardikanto, 2011:52) adalah untuk mengetahui seberapa jauh kegiatan-kegiatan yang telah sesuai atau menyimpang dari pedoman yang ditetapkan, atau untuk mengetahui tingkat kesenjangan (diskrepansi) antara keadaan yang telah dicapai dengan keadaan yang dikehendaki atau seharusnya dapat dicapai, sehingga akan dapat diketahui tingkat efektivitas dan efisiensi kegiatan yang telah dilaksanakan; untuk selanjutnya dapat segera diambil langkah-langkah guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan seperti yang dikehendaki.

Komponen selanjutnya yakni agar dalam kegiatan evaluasi mengenai suatu program pemberdayaan masyarakat dapat berjalan secara maksimal diperlukan suatu kualifikasi evaluasi yang baik, yang meliputi:

1)      Memiliki tujuan yang jelas dan spesifik, artinya bahwa tujuan dari diadakannya kegiatan evaluasi mengenai suatu program pemberdayaan harus mudah dipahami oleh setiap orang dan tidak menimbulkan kesalahan arti dalam pemahamannya. Selain itu, tujuannya juga harus spesifik sehingga jelas apa yang harus dievaluasi dan bagaimana pengukurannya.

2)      Mengutamakan instrument yang tepat dan teliti, dalam penggunaan alat ukur untuk mendukung pelaksanaan kegiatan evaluasi harus benarbenar mampu mengukur yang seharusnya diukur. Selain itu, sebuah alat ukur yang digunakan hendaknya mampu memberikan hasil yang sama ketika digunakan untuk jenis mayarakat yang beraneka ragam.

3)      Memberikan gambaran yang jelas tentang perubahan perilaku penerima manfaatnya, kegiatan pemberdayaan memiliki tujuan merubah perilaku masyarakat penerima manfaat. Karenanya, hasil dari kegiatan evaluasi harus mampu memberikan gambaran tentang perubahan perilaku yang terjadi atau dialami oleh masyarakat dalam hal penerima manfaatnya, baik yang mengenai pengetahuan, sikap, dan ketrampilannya.

Evaluasi harus praktis, praktis dapat diartikan mampu dilaksanakan oleh pelaksananya, sesuai dengan pengetahuan, kemampuan, dan ketrampilan yang dimiliki, hak atau kewenangan pelaksana evaluasi, dan tersedianya sumber daya baik dalam pendanaan, perlengkapan, dan waktu yang disediakan. Dengan demikian penting kiranya dalam memilih jenis evaluasi yang sesuai dengan program pemberdayaan yang akan dievaluasi, serta memperhatikan segala komponen pendukungnya agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan secara maksimal. Sehingga hasil yang didapatkan dapat bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat dalam suatu kegiatan pemberdayaan masyarakat.

Adapun jenis-jenis evaluasi berdasarkan waktu sebagai berikut (Yusuf, 2000):

1.      Evaluasi ex-ante

Evaluasi ini dilakukan terhadap rencana kegiatan. Misalnya pada seminar proposal rencana penelitian.

2.      Evalusi ex-post

a.       on going evaluation (evaluasi sewaktu berjalan)

Evaluasi ini adalah analisa untuk mengetahui apakah kesinambungan relevansi, efisiensi dan efektivitas kegiatan proyek dapat dipertahankan serta untuk mengetahui output, efek dan dampak yang timbul atau akan mungkin ditimbulkannya ketika dilakukan pada waktu proyek tersebut sedang berjalan. Evaluasi ini membantu para pengambil keputusan dengan menyediakan informasi tentang langkah-langkah penyesuaian yang perlu diambil yang menyangkut segi-segi tujuan, kebjaksanaan, strategi pelaksanaan proyek di masa yang akan datang. Evaluasi ini akan menguji apakah semua asumsi dan hipotesa yang telah dirumuskan selama masa persiapan proyek masih tetap berlaku, atau memerlukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjamin bahwa keseluruhan tujuan proyek akan dapat tercapai.

b.      Evaluasi akhir

Evaluasi ini dilaksanakan 6-12 bulan setelah proyek berakhir, atau sebelum memulai fase proyek berikutnya sebagai pengganti ex-post evaluation (evaluasi menyeluruh) pada proyek-proyek yang berjangka waktu singkat. Evaluasi ini akan menghitung atau mengukur ouput dan sifatnya bisa dikontrol atau diukur seketika itu juga.

c.       Evaluasi dampak

Untuk mengevaluasi dampak dari kegiatan dan biasanya dilakukan setelah progam selesai sekian lama.

Contohnya evaluasi sebab-akibat dan evaluasi perubahan perilaku. Berikut adalah beberapa pendekatan dalam evaluasi program (Suyono, 2005):

1)      Pendekatan experimental

2)      Pendekatan yang berorientasi pada tujuan

3)      Pendekatan yang berfokus pada keputusan

4)      Pendekatan yang berorientasi kepada pemakai

5)      Pendekatan yang responsive

Berikut adalah beberapa desain evaluasi program (Yusuf, 2000):

1.      Fixed design

Desain evaluasi ini ditentukan dan direncanakan secara sistematik sebelum implementasi dikerjakan.

2.      Emergent design

Evaluasi ini dibuat untuk beradaptasi dengan pengaruh dan situasi yang sedang berlangsung dan berkembang seperti menampung pendapat audiensi, masalah dan kegiatan program.

3.      Experimental design

Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menilai manfaat suatu objek, suatu program atau strategi baru yang diuji cobakan.

4.      Natural inquiry design

Strategi yang multiple dan sumber-sumber dipakai untuk mempertinggi reabilitas pengumpulan data. Evaluator merundingkan isu dengan audiensi, hal ini dilakukan sesuai dengan cara evaluator.

Evaluasi program adalah upaya untuk mengetahui efektivitas komponen program dalam mendukung pencapaian tujuan program. Makna dari evaluasi program sendiri mengalami proses pemantapan. Evaluasi program adalah upaya menyediakan informasi untuk disampaikan kepada pengambil keputusan (Suharto, 2005).

 Sehubungan dengan definisi tersebut The Standford Evacuation Consortium Group menegaskan bahwa meskipun evaluator menyediakan informasi, evaluator bukanlah pengambil keputusan tentang suatu program. Tanpa ada evaluasi, keberhasilan dan kegagalan program tidak dapat diketahui. Evaluasi program adalah upaya untuk mengetahui tingkat keterlaksanaan suatu kebijakan secara cermat dengan cara mengetahui efektivitas masing-masing komponennya (Arikunto, 1995).

Setiap kegiatan tentu mempunyai tujuan, demikian juga evaluasi program. Secara singkat evaluasi program merupakan upaya untuk mengukur ketercapaian program yaitu mengukur sejauh mana sebuah kebijakan dapat terimplementasikan. Evaluasi program adalah penelitian yang mempunyai ciri khusus yaitu melihat keterlaksanaan program sebagai realisasi kebijakan untuk menetukan tindak lanjut dari program yang dimaksud. Jika kesimpulan penelitian diikuti dengan saran maka evaluasi program selalu harus mengarah pada pengambilan keputusan sehingga harus diakhiri dengan rekomendasi kepada pengambil keputusan.

E.       Indikator Keberhasilan Program pemberdayaan

Pelaksanaan program/kegiatan Pemberdayaan Masyarakat memang tidak semudah yang dibayangkan, kegiatan ini perlu terus disempurnakan baik dari mulai tahap perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan/implementasi, sampai pada tahap monitoring dan evaluasi kegiatan. Salah satu pendekatan yang dapat digunakan untuk dapat menilai keberhasilan pengelolaan pemberdayaan masyarakat yaitu ”dari kelangsungan unit usaha/kegiatan kelompok setelah program pemberdayaan dihentikan atau dari kesanggupan masyarakat melanjutkan unit usaha/kelompok dalam mengembalikan/ mengembangkan modal usaha”.

Apabila unit usaha/kelompok masyarakat tidak berjalan atau masyarakat tidak sanggup untuk melanjutkan usaha/mengembalikan kredit setelah program pemberdayaan selesai, maka program pemberdayaan masyarakat dinilai “tidak berhasil” atau “Gagal”, sebaliknya apabila unit usaha/kelompok masyarakat masih dapat berlanjut atau masyarakat sanggup melanjutkan unit usaha/mengembalikan bantuan kredit setelah program pemberdayaan dihentikan, maka program pemberdayaan tersebut dinilai “berhasil”.

Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan untuk menilai keberhasilan pelaksanaan pemberdayaan masyarakat antara lain, yaitu :

1.      Setiap individu mampu merasakan tujuan dan komitmen terhadap tujuan dan nilai organisasi.

2.      Pencapaian individu mendapat penghargaan.

3.      Individu menerima pelatihan dan atau penataran untuk memaksimalkan teknik dan skill yang dibutuhkan

4.      Semua orang dapat melihat tujuan akhir dari pekerjaannya.

5.      Setiap individu memiliki otonomi untuk melaksanakan pekerjaan mereka, sesuai cara yang menurut mereka paling baik.

6.       Setiap orang mampu bertanggungjawab sesuai dengan komitmen sepanjang proses.

7.      Pekerja memiliki rasa ingin tahu, bagaimana kontribusi mereka terhadap kesuksesan organisasi.

8.       Setiap orang dihitung kontribusinya terhadap proses.

9.       Manajer berfungsi sebagai fasilitator, pelatih, penyuluh atau sponsor.

10.  Proses dikembangkan dan mereka yang bekerja di dalam tim kerja, bukan oleh senior manajer sebagai pelaksana dalam hirarki tingkat kerja.

11.  Setiap individu memiliki kesempatan yang sama dalam memberikan input terhadap desain sistem kerja.

13.  Semakin meningkatnya kepedulian masyarakat

12.  Setiap orang memiliki komitmen terhadap pengembangan secara kontinyu sebagai bagian dari proses tersebutSelanjutnya indikator dari keberhasilan pemberdayaan masyarakat yang dilakukan dapat dicirikan sebagai berikut :

1.      Meningkatnya jumlah warga yang secara nyata tertarik untuk hadir dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan.

2.      Meningkatnya frekuensi kehadiran tiap warga pada pelaksanaan setiap jenis kegiatan.

3.      Meningkatnya kemudahan penyelenggaraan program untuk memperoleh pertimbangan atau persetujuan warga atas ide baru yang dikemukakan.

4.       Meningkatnya kuantitas dan kualitas serta jenis ide yang dikemukakan oleh masyarakat yang ditujukan untuk kelancaran pelaksanaan program pengendalian.

5.      Meningkatnya jumlah dana yang dapat digali dari masyarakat untuk menunjang pelaksanaan program kegiatan.

6.      Meningkatnya intensitas kegiatan petugas dalam pengendalian masalah.

7.      Meningkatnya kapasitas skala partisipasi masyarakat dalam bidang kesehatan.

8.      Terbukanya peluang usaha, kesempatan kerja dan pasar bagi masyarakat.

9.      Meningkatnya kemampuan dan kemandirian masyarakat.

10.   Terjaganya kelestarian kawasan konservasi.

11.   Meningkatnya peran dan fungsi kawasan hutan konservasi terhadap semua kehidupan.

12.   Meningkatnya perekonomian pedesaan.

Untuk dapat menilai keberhasilan ataupun kegagalan suatu kegiatan (termasuk pemberdayaan masyarakat) memang tidak dapat hanya melihat dari satu sisi saja. Masih banyak faktor yang harus diperhatikan, termasuk diantaranya karakteristik masing-masing wilayah dengan keberagaman kegiatan pemberdayaan masyarakat yang dilakukan juga merupakan salah satu faktor kunci yang perlu diperhatikan.

Keberhasilan pelaksanaan kegiatan pemberdayaan masyarakat yang dilakukan dinilai melalui beberapa indikator, antara lain :

1.      Terbangunnya kesepahaman dengan para pihak (stakeholders) terkait dengan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

2.      Telah terdapat fasilitator/pendamping yang efektif bagi kegiatan pemberdayaan masyarakat di lapangan.

3.      Terbangun dan berkembangnya kelembagaan masyarakat di tingkat desa, dan berfungsi dengan baik.

4.       Kapasitas SDM (Pengelola dan Masyarakat) meningkat.

5.       Ketrampilan dan pengetahuan SDM (Pengelola dan Masyarakat) meningkat.

6.       Kegiatan usaha ekonomi masyarakat telah berkembang.

7.      Terbangunnya jejaring kerja dengan pola kemitraan